Tips Manajemen Waktu

Jika anda ingin membuat perubahan nyata dalam hidup anda, anda harus terlebih dahulu memulai dengan belajar bagaimana secara efisien mengelola waktu anda. Siapa pun yang mengetahui bagaimana mengelola waktu, akan juga mengetahui bagaimana mengelola hidup. Manajemen waktu yang baik adalah tentang prioritas yang tepat, baru setelah itu tercipta manajemen yang tepat untuk hidup anda. Kualitas hidup anda tergantung pada manajemen yang cerdas dari waktu anda dan bukan oleh jumlah energi yang anda konsumsi pada apa yang anda lakukan.

Apakah anda selalu merasa kehabisan waktu dan anda tidak dapat melakukan apa yang dijadwalkan?

Apakah anda selalu merasa bahwa anda tidak memiliki cukup waktu untuk diri sendiri?

Apakah anda merasa bahwa anda hidup dan bekerja di lingkungan yang penuh tekanan tanpa hasil positif?

Jika jawaban untuk salah satu pertanyaan di atas adalah YA, maka sudah saatnya untuk mengubah hidup anda dan mulai menghabiskan waktu anda dengan bijaksana dan efisien. Anda harus berjanji pada diri anda sendiri bahwa anda akan menjadi lebih terorganisasi dan fokus pada tujuan anda dan bahwa anda akan menggunakan waktu untuk kebaikan anda sendiri.

1. Menguasai daftar hal-hal yang harus anda lakukan (to-do lists)

To-do lists yang baik dan efisien haruslah mencakup tugas-tugas dan kegiatan anda saat ini serta tugas-tugas yang harus diselesaikan dalam waktu dekat. Untuk setiap item dalam daftar, anda harus menentukan kapan dan berapa banyak waktu yang anda butuhkan untuk menyelesaikannya. Tugas yang berulang dapat direncanakan untuk hari-hari tertentu di mana anda memiliki waktu yang tepat untuk menyelesaikannya.

Anda tidak boleh meremehkan pentingnya perencanaan tugas-tugas anda. Sebuah rencana yang baik dan akurat dapat memberikan anda kontrol yang besar dari waktu anda. Anda harus menyadari apa yang terpenting bagi anda dan menempatkannya pada urutan atas di daftar anda.

2. Buat rencana SMART (Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline)

Rencanakan tugas yang paling sulit di awal setiap minggu sehingga anda akan lebih santai menjelang akhir minggu dan sebelum akhir pekan. Tugas yang sulit lebih baik dijadwalkan di awal minggu (Senin atau Selasa), sementara tugas-tugas yang lebih mekanis atau rutin di sekitar pertengahan minggu, dan mendekati akhir minggu (Kamis dan Jumat) waktu anda bisa sedikit lebih bebas dan santai karena di kedua hari ini telah menumpuk kelelahan dan stres sebagai akibat dari pekerjaan di hari-hari sebelumnya.

3. Belajarlah untuk mengatur prioritas anda

Anda harus belajar bagaimana secara efisien mengatur prioritas-prioritas anda. Tugas yang paling penting harus berada di peringkat lebih tinggi dalam daftar. Cobalah untuk menerapkan prinsip Pareto di mana 80 % dari prestasi anda dihasilkan dengan melakukan 20 % usaha anda. Dengan kata lain, cobalah untuk bekerja cerdas dan sederhana. Jangan mengabaikan tugas-tugas penting anda untuk mencapai hasil yang tidak signifikan.

4. Kunci manajemen waktu yang sukses adalah delegasi

Kunci sukses manajemen waktu adalah delegasi. Jangan mencoba untuk menyelesaikan semua tugas sendirian. Kenali mana tugas yang dapat diselesaikan oleh orang lain dan delegasikan pekerjaan tersebut kepada mereka. Ini adalah satu-satunya cara dimana anda dapat memiliki waktu yang diperlukan untuk menangani tugas-tugas yang benar-benar penting bagi anda. Pada saat yang sama, apa yang anda pilih untuk dikerjakan, lakukanlah dengan benar pertama kalinya demi menghemat waktu karena mengerjakan pekerjaan berulang. Pengalaman menunjukkan bahwa waktu yang anda perlukan untuk mengulang pekerjaan anda akan lebih banyak dihabiskan dibanding waktu yang anda perlukan untuk mengerjakan pekerjaan secara benar dari awal. Delegasi adalah seni yang dapat memberikan banyak manfaat bagi orang-orang yang harus melakukan banyak kegiatan.

5. Jangan takut untuk mengatakan ‘TIDAK’

Anda harus belajar untuk sekali-sekali mengatakan TIDAK dan menolak tugas-tugas yang tidak dapat anda lakukan. Jika anda kehabisan waktu dan merasa stres, maka lebih baik untuk menolak undangan pergi makan siang atau makan malam keluarga. Anda harus menyadari bahwa anda tidak dalam kewajiban untuk mempersingkat segalanya dalam sekejap. Anda harus belajar untuk memilih tugas yang anda benar-benar ingin lakukan atau yang perlu diselesaikan.

6. Membagi tugas yang panjang dalam kegiatan yang lebih kecil

Teknik lain yang akan membantu anda dalam manajemen waktu adalah dengan memecah tugas-tugas panjang yang biasanya anda tidak ingin melakukannya atau terlalu sulit menjadi beberapa kegiatan yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola. Ini akan mengelola baik stres maupun waktu anda. Anda misalnya, dapat meluangkan waktu 10 menit setiap hari untuk bekerja pada tugas yang tidak menyenangkan atau panjang. Dengan menggunakan pendekatan ini, secara bertahap anda akan memiliki beberapa kemajuan, anda akan merasa lebih baik dan pada akhirnya anda akan dapat menyelesaikan aktifitas dengan cepat daripada terus menerusmenunda hal tersebut.

7. Perfeksionisme membutuhkan waktu

Anda harus mencoba menghindari kesempurnaan. Berkutat tanpa akhir dalam mencari kesempurnaan untuk hal-hal sepele adalah buang-buang waktu dan tidak akan memberikan anda cukup waktu untuk menangani tugas-tugas yang lebih berguna dan mungkin lebih menyenangkan.

8. Kenali waktu dimana anda lebih produktif

Adalah normal bahwa kinerja Anda tidak sama sepanjang waktu. Ada saat-saat dimana anda lebih produktif sementara di saat lain produktivitas anda menurun karena berbagai alasan. Fase ini dapat terjadi pada hari yang sama. Dengan asumsi bahwa anda bekerja 8 jam sehari, ini memberi anda sekitar 1.800 jam kerja per tahun. Temukan periode waktu dimana anda lebih produktif dan di saat tersebut cobalah untuk menangani tugas yang paling sulit.

9. Cobalah untuk tidak menunda hal-hal untuk nanti

Anda perlu belajar untuk mengatasi setiap tugas dan masalah ketika perlu ditangani. Cobalah untuk tidak menunda kegiatan untuk lain waktu, karena di bawah tekanan waktu anda lebih mungkin untuk melakukan kekeliruan dan mengambil keputusan yang salah.

10. Hindari hal-hal yang dapat mengalihkan perhatian anda

Selama jam kerja, cobalah untuk menemukan saat-saat di mana tidak ada yang bisa mengganggu anda melakukan aktivitas. Jika anda memiliki kebijakan pintu terbuka, anda mungkin harus menutupnya sesekali. Jika seseorang datang ke kantor anda ketika anda memiliki tugas yang harus diselesaikan, tolaklah secara lembut permintaannya dan jadwalkan waktu lain untuk bertemu dengan mereka.

12. Jangan lupa diri anda sendiri

Ketika anda membuat rencana, jangan lupa menyertakan kegiatan yang berkaitan dengan kesenangan dan waktu istirahat untuk anda sendiri. Selama waktu ini, pastikan bahwa anda benar-benar berhenti dari pekerjaan anda, santailah dan isi ulang baterai anda. Jika diperlukan cobalah untuk tidur selama setengah jam dan selama waktu itu lakukan sesuatu yang anda sukai dan membuat anda tenang. Setengah jam memang tidak membuat perbedaan dalam tidur anda, tetapi dapat memberikan kepuasan dan mempersiapkan anda lebih baik di hari berikutnya. Beri penghargaan untuk diri anda sendiri ketika anda berhasil menyelesaikan pekerjaan yang melelahkan.

12. Menganalisa dimana anda menghabiskan waktu anda

Untuk dapat mengoptimalkan waktu anda lebih baik, anda harus terlebih dahulu memahami di mana anda menghabiskan waktu anda. Untuk melakukan itu, anda dapat menggunakan log (catatan rekaman) untuk merekam aktivitas anda. Anda harus melakukan itu selama 2-3 minggu. Dalam log, anda harus mencatat semua yang anda lakukan per jam ketika anda terjaga, berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk setiap tugas, aktivitas, pertemuan dan berapa banyak waktu yang anda alokasikan untuk istirahat dan tidur. Setelah anda memiliki informasi ini di log, anda dapat mulai menganalisa di mana anda menghabiskan waktu anda dan buatlah perubahan yang diperlukan untuk mengoptimalkan waktu anda. Anda harus fokus pada kegiatan yang paling penting untuk diselesaikan. Hindari kegiatan atau tugas yang tidak memberikan nilai tambah. Sebagai contoh, setelah dilihat pada log anda, anda melakukan pengecekan email sebanyak 10 kali dalam sehari; anda harus meminimalkan menjadi hanya beberapa kali per hari.

13. Selalu rencanakan waktu untuk kegiatan tak terduga

Masukkan dalam rencana anda waktu ekstra untuk tugas-tugas dan kegiatan tak terduga. Revisi rencana anda secara teratur dan alokasikan waktu untuk kegiatan tak terduga. Hal-hal yang beresiko akan memakan waktu anda misalnya masalah dengan PC anda, dan miliki solusi alternatif yang untuk mengatasinya.

Manajemen waktu adalah suatu keterampilan yang memerlukan waktu untuk menguasainya sehingga mulailah bekerja dengannya! Pada akhirnya, manajemen waktu akan memberi anda waktu tambahan yang anda butuhkan untuk dapat menikmati apa yang paling penting bagi anda dan mengubah hidup anda menjadi lebih baik.

14. Laksanakan jadwal dan rekam semua pikiran Anda, percakapan, serta kegiatan yang telah Anda lakukan selama satu minggu. Hal ini akan membantu Anda memahami berapa banyak kegiatan yang dapat Anda lakukan dalam satu hari. Anda akan melihat berapa banyak waktu yang benar-benar menghabiskan hasil produksi dan berapa banyak waktu yang terbuang. Hal ini pun akan membantu Anda untuk belajar tentang manajemen waktu yang baik.

15. Buatlah to-do list. Setiap aktivitas atau percakapan yang penting bagi keberhasilan Anda harus memiliki waktu yang ditugaskan untuk itu. Dengan adanya to-do list, waktu Anda akan lebih berguna setiap saatnya.

16. Rencanakan untuk menghabiskan setidaknya 50% dari waktu Anda untuk terlibat dalam pikiran, kegiatan dan pekerjaan yang menghasilkan sebagian besar hasil Anda

17. Jadwalkan waktu untuk interupsi. Rencanakan waktu untuk menarik diri dari apa yang Anda lakukan. Ambillah suatu konsep yang menarik, misalnya, konsep memiliki “jam kantor.” Bukankah “jam kerja” adalah cara lain untuk mengatakan “interupsi yang direncanakan?”

18. Ambil 30 menit pertama setiap hari untuk merencanakan hari Anda. Jangan memulai hari Anda sampai Anda menyelesaikan rencana waktu Anda. Waktu yang paling penting dari hari Anda adalah waktu Anda menjadwalkan untuk menjadwalkan waktu. Selain itu, hal ini juga berguna agar manajemen waktu Anda berjalan dengan baik tanpa harus mengganggu hal lainnya.

19. Ambil lima menit sebelum setiap panggilan dan tugas untuk memutuskan apa target yang Anda inginkan untuk dicapai. Ini akan membantu Anda mengetahui apa yang tampak seperti keberhasilan sebelum Anda mulai. Dan itu juga akan membuat Anda tepat waktu dalam bekerja. Karena Anda sudah memiliki target dan semua jadwal yang direncanakan dengan baik.

20. Pasanglah tanda “Jangan diganggu” ketika Anda benar-benar harus melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan dengan cepat.

21. Cobalah untuk tidak beralih ke handphone Anda hanya karena mendengar dering dari handphone Anda. Anda boleh melihatnya, tapi jika hal itu tidak penting, usahakan untuk mengalihkan perhatian Anda dari handphone Anda. Kecuali, itu pesan atau telepon dari rekan bisnis Anda. Kemudian, cobalah untuk menjadwalkan waktu untuk mengecek email, atau sekedar browsing di internet mengenai bisnis Anda, karena Anda juga membutuhkan pengetahuan mengenai hal itu.

22. Blokirlah gangguan lainnya seperti Facebook atau media sosial lainnya saat Anda bekerja. Kecuali, jika pekerjaan Anda berhubungan dengan media sosial.

23. Ingat bahwa tidak mungkin untuk mendapatkan semua yang sudah Anda rencanakan. Karena Anda hanyalah manusia biasa. Ingat juga bahwa peluang baik adalah 20% dari pikiran Anda, sedangkan percakapan dan kegiatan menghasilkan 80 persen dari hasil Anda.

Manajemen waktu hanyalah salah satu dari salah satu cara untuk meningkatkan produktivitas Anda. Namun dengan menguasai satu hal ini, Anda akan melihat perbedaan yang nyata sebelum dan sesudah Anda terapkan. Dan apabila Anda adalah seorang pengusaha, maka Anda dituntut untuk lebih produktif dibandingkan apabila Anda adalah seorang profesional.

sumber : http://blog.sribu.com/2013/07/23/10-tips-manajemen-waktu/

http://www.akuinginsukses.com/13-tips-manajemen-waktu-yang-akan-merubah-hidup-anda/